Face à la multiplicité de ses outils informatiques, BECI devait simplifier son architecture pour gagner en agilité :

Unifier un écosystème fragmenté : Le passage de Wordpress, Efficy (CRM) et Horus (Comptabilité) vers une plateforme unique était nécessaire pour briser les silos de données.

Optimiser la gestion événementielle : Avec des centaines de rendez-vous annuels, BECI avait besoin d'un outil robuste pour automatiser les inscriptions et le suivi des participants.

Moderniser la gestion des adhésions : L'objectif était de simplifier le cycle de vie des membres, de la souscription en ligne au renouvellement automatique des cotisations.

Digitaliser les services administratifs : Automatiser des processus lourds comme la facturation des certificats d'origine et des carnets ATA (douane), autrefois gérés manuellement via des plateformes externes. 

1. Rapatriement stratégique et centralisation data

L'approche d'Idealis a consisté à intégrer progressivement les fonctions critiques au sein d'Odoo. En migrant la comptabilité et en préparant la sortie progressive du CRM historique, nous avons redonné à BECI la pleine maîtrise de ses données. Ce travail de consolidation permet aujourd'hui une vision 360° du membre, qu'il participe à un événement, lise un article de blog ou demande un document douanier.

2. Excellence opérationnelle : Smart Membership et Portail

Pour répondre aux besoins complexes d'une chambre de commerce, nous avons déployé notre solution Smart Membership :

• Autonomie totale (Self-service) : Les entreprises peuvent désormais souscrire et payer leur adhésion directement en ligne.
• Paiement intégré : L’activation du paiement en ligne pour les événements et les cotisations a fluidifié la trésorerie et réduit drastiquement la charge administrative de relance facturation.
• Portail "My BECI" : Création d'un espace membre personnalisé permettant aux adhérents de gérer leur profil et leurs interactions avec la Chambre de Commerce de manière fluide.

3. Agilité collaborative et communication

Idealis a accompagné la transformation des méthodes de travail internes :

• Planification via Odoo Project : L'équipe communication, qui utilisait auparavant Asana, a été migrée sur Odoo pour centraliser la planification des push mails, des publications et des contenus médias.
• Automatisation des services douaniers : Nous avons développé des logiques d'import de données pour facturer automatiquement les certificats d'origine, transformant une tâche chronophage en un processus quasi instantané.

Grâce à ce socle digital unifié, BECI a modernisé son image et sa performance opérationnelle. La centralisation des outils dans Odoo permet aux équipes de se détacher de la maintenance technique pour se focaliser sur leur mission : le conseil et le support aux entreprises bruxelloises. Le projet se poursuit avec l'ambition de faire de BECI un modèle de chambre de commerce connectée, capable d'évoluer au rythme des innovations de l'écosystème Odoo.